ACTIVIDAD DE ORGANIZACION DE ARCHIVOS

2. Consulten el acuerdo 038 de 2002, por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y respondan:
- ¿Cuáles son las responsabilidades del servidor público frente a los documentos y archivos?

R/Este será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de y archivos que se derivan del ejercicio de sus funciones y cuando este se desvincula de sus fusiones deberá entregar todos los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.


Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario documental

R/ ENTIDAD REMITENTE: es la entidad responsable del documento que se va a transferir
-ENTIDAD PRODUCTORA: entidad que produjo el documento
-UNIDAD ADMINISTRATIVA. La de mayor jerarquía de la cual dependía la oficina productora
-OFICINA PRODUCTORA: que produce y conserva el documento
-OBJETO: que finalidad tiene el inventario
-HOJA N: se numera cada hoja del inventario y al final se totaliza
-REGISTRO ENTRADA: si son transferencias primarias o secundarias se diligencia el registro de entrada
-N. DE ORDEN: se anota consecutivamente el número correspondiente a cada unidad de conservación
-CODIGO: sistema convencional establecido por las oficinas productoras de cada una de las series
-NOMBRE SERIES, SUBSERIES ASUNTOS
- FECHAS EXTREMAS: inicial y fanal
- UNIDAD DE CONSERVACION
-NUMERO DE FOLIOS: se totaliza lo de cada unidad de conservación
-SOPORTE: soportes diferentes a papel
-FRECUENCIA CONSULTA
-NOTAS: aclaraciones sobre saltos en la organización, faltantes
-ELABORADO POR.: quien realizo el inventario
-ENTREGADO POR: quien entrega el inventario
-RECIBIDO POR: quien recibe el inventario

- ¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo del servidor público
R/1) Los Secretarios Generales o quien haga sus veces deberán garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores públicos, que se encuentren en situaciones administrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de la notificación de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente cumpla con el desempeño de las responsabilidades que le correspondan.
2. El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo.
3. Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas, la responsabilidad por la permanente organización y administración del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000.
4. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deberá presenciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deberá firmar el Acta de entrega y recibo.
5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o definitivamente de la entidad.
6. En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente.

Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.
Quiere decir que las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.

Criterios para la organización de archivos de gestión.

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma,
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

Consulta de Documentos
En los archivos de gestión la consulta de documentos por parte de otras dependencias o de cualquier ciudadano se debe permitir permitiendo el acceso a los documentos cualquiera sea su soporte. Las copias deben ser autorizadas por el jefe o funcionario encargado, cuando el documento va hacer trasladado a otra en calidad de préstamo la oficina productora debe llevar un registro con fechas extremas y las características del documento

NTC 4095 Norma para la descripción de archivos
Términos relacionados
-Acceso
-Descripción archivística
-Expediente
-Fechas extremas
-Fechas de creación
-Fondo
.-procedencia
-serie, subserie
Tipología
-Unidad documental
En esta norma se establecen los parámetros de organización y conservación general de documentos los términos utilizados en la archivística